海外学生の受け入れでは、募集、広報、入学相談、申請準備、生活支援が別々に改善されがちです。しかし学生から見ると、学校を知ってから入学準備へ進むまでが一つの経験です。まず学校内の仕事を同じ地図に載せます。

入口から引き継ぎまでを、一つの経路で見る

媒体ごとの集客数だけでなく、学生がどの情報を見て、何を確認し、誰へ相談し、学校が何を判断して次の担当へ渡したかを順番に並べます。

  • 学校を知る入口
  • 学校確認済み情報を読む場面
  • 相談前に本人が整理する事実
  • 学校が対話して判断する場面
  • 受け入れ担当へ経緯を渡す場面

仕組みに任せる情報と、学校が判断する情報を分ける

学費、日程、基本条件、必要書類は学校が確認した一次情報として先に伝えられます。進学目的、教育歴の例外、面接、受け入れ方針は、本人との対話をもとに学校が判断します。

  • 仕組みが準備する: 一次情報、案内文、事前確認、相談記録
  • 学生が確認する: 目的、希望時期、準備状況、不足情報
  • 学校が担う: 対話、面接、例外確認、受け入れ判断、教育の準備

既存ツールの間に残る仕事を確認する

広告やSNSは学生との接点をつくり、学生管理や在留申請のシステムは登録後の業務を支えます。その間にある、学校情報の説明、相談前の確認、原文の整理、担当者間の引き継ぎが人の転記だけに残っていないかを確認します。

  • 募集媒体から相談窓口へ流入元を渡せているか
  • 学生が読んだ学費や条件を担当者が確認できるか
  • 本人の原文と翻訳を分けて残しているか
  • 次の担当者が同じ質問を聞き直していないか

最初に直す場所を、一つ選ぶ

すべてを一度に変える必要はありません。同じ質問が多い案内、情報不足の相談、担当者間の聞き直しのうち、現在もっとも学校職員の時間を使っている場所を一つ選びます。

  • 案内を直す: 学費、条件、日程を学生が判断できる順序へ変える
  • 相談を直す: 本人が答えられる事実を先に整理する
  • 引き継ぎを直す: 流入元、説明済み情報、本人の目的、不足情報を一緒に渡す